Bảy quy tắc đơn giản để giao tiếp và liên hệ qua email hiệu quả

Giao tiếp là chìa khóa thành công trong cuộc sống. Bất kể ngành của bạn, lĩnh vực chuyên môn, nghề nghiệp của bạn, trách nhiệm hàng ngày hoặc nhiệm vụ của bạn, giao tiếp là một phần thiết yếu của sự thành công của bạn.

Điều này đặc biệt đúng trong SEO và xây dựng liên kết, nơi giao tiếp rất quan trọng để giáo dục khách hàng, thu hút lượt mua, chạy chiến dịch, bảo vệ liên kết và trình bày kết quả.

Email là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Nếu bạn không giỏi giao tiếp qua email, bạn sẽ gặp khó khăn.

Lợi ích của giao tiếp hiệu quả

1. Tạo niềm tin, xác định phạm vi của dự án và xác định kỳ vọng.
2. Truyền tải và làm nổi bật thông tin phù hợp.
3. Cho phép cả hai bên được hiểu.
4. Xác định các rào cản của nhóm và tạo điều kiện giải quyết vấn đề.
5. Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, nhóm và cá nhân.

Khả năng trình bày bản thân tốt, giao tiếp và trình bày ý tưởng là nền tảng để thành công.

Hãy để tôi nói rõ:

Kiến thức, kỹ năng và tính chính trực là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, giao tiếp tốt là điều cần thiết trong tất cả các khía cạnh của công việc.

Giao tiếp tốt làm tăng giá trị, xây dựng lòng tin, xây dựng lòng tin, giải quyết vấn đề, phát hiện các trở ngại và làm cho mọi phần của chiến dịch SEO và mối quan hệ với khách hàng, người giám sát và thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn.

Giao tiếp có giá trị gấp đôi trong việc xây dựng liên kết, đòi hỏi giao tiếp 1-1 với các chủ sở hữu trang web khác để đảm bảo các liên kết. Họ cần giao tiếp hiệu quả TẠI SAO lại liên kết lợi ích tốt nhất của họ (hoặc đối tượng của họ).

Dưới đây là các quy tắc của tôi để liên lạc qua email hiệu quả (và liên hệ):

1. Sử dụng các mẫu cho định dạng.
2. Biết khán giả của bạn.
3. Lãnh đạo với giá trị.
4. Hãy rõ ràng và ngắn gọn.
5. Ngôn ngữ chủ động chiến thắng.
6. Gửi email đầy đủ.
7. Theo sát.

Mục tiêu của email của bạn là gì? Mọi yếu tố trong email của bạn (chủ đề, cấu trúc, lựa chọn từ ngữ) phải hỗ trợ điều này.

1) Mẫu: cách định dạng email

Mọi người đều đã nhận được những email hàng loạt khủng khiếp với một mẫu không có tùy chỉnh.

Nếu tôi nhận được một cái khác “Kính gửi quản trị viên web” E-mail…

Tuy nhiên, tôi tin chắc vào giá trị của các mẫu. Các mẫu dẫn đến các hệ thống và quy trình tạo ra các email được định dạng tốt, dễ đọc và dễ hiểu (chưa kể đến sản phẩm).

Quy tắc ngón tay cái của tôi cho dù tôi có sử dụng mẫu hay không là:

1. Tôi có đang gửi nhiều email cho một đối tượng giống nhau không?
2. Tôi sẽ gửi một email tương tự trong tương lai chứ?
3. Có cách nào tối ưu để cấu trúc thông tin để truyền tải thông điệp của tôi không?

Bí quyết để có một mẫu tốt là phân đoạn danh sách. Mẫu của bạn nên được điều chỉnh cho phù hợp với đối tượng của bạn và để lại đủ chỗ cho những sai lệch nếu cần thiết.

Nếu tôi không trả lời một chủ đề hoặc gửi một email rõ ràng, đó là rất có thể Tôi sử dụng một số hình thức mẫu.

Ngay cả các email viết tay cũng theo một định dạng chung (mẫu AKA). Hãy nghĩ về những email khác nhau mà bạn phải gửi hàng ngày. Tôi cá rằng có một số mẫu chung mà bạn sẽ làm theo ngay cả khi bạn soạn từng email riêng lẻ.

Đây là một ví dụ về một mẫu mà tôi sử dụng rất nhiều:

Tôi sử dụng điều này khi đưa đề cập tích cực về một người hoặc công ty của họ trong một bài đăng. Điều này giúp tôi kết nối, làm cho họ biết rằng họ đã được đề cập và lý do tại sao, và thậm chí có thể kiếm cho tôi một vài chia sẻ xã hội.

Tạo quy trình là chìa khóa để đạt được hiệu quả. Ý tưởng tối ưu hóa này không phải là mới đối với đám đông SEO

2) Biết khán giả của bạn

Quy tắc giao tiếp quan trọng nhất là tập trung toàn bộ cuộc trò chuyện vào khán giả của bạn.

Hãy nghĩ về nó:

Làm thế nào để bạn nói chuyện với một đồng nghiệp? Một giám thị? Một khách hàng? Một người bạn tốt? Ba mẹ của bạn?

Phong cách, giọng điệu, cách lựa chọn từ ngữ và cách giao tiếp khác nhau tùy theo từng đối tượng. Đó là Giao tiếp 101 – bạn cần cấu trúc cuộc trò chuyện sao cho có ý nghĩa và hiệu quả đối với khán giả đó.

Dưới đây là một số điều bạn nên biết về địa chỉ liên hệ của mình trước khi viết email:

1. Họ
2. Vị trí tiêu đề
3. nhân cách
4. Quyền lực / ảnh hưởng
5. Phong cách giao tiếp của bạn
6. Tần suất họ được chào hàng
7. Mối quan hệ nghề nghiệp của bạn.

Nếu bạn gửi những email tương tự bất kể đối tượng mục tiêu là gì, bạn sẽ giao tiếp không hiệu quả.

3) Giao tiếp dựa trên giá trị

Luôn có lý do TẠI SAO bạn gửi email.

Để giao tiếp hiệu quả, bạn nên hiểu rõ lý do tại sao bạn gửi email và tại sao nó lại quan trọng đối với người bạn gửi email.

Đó là điểm cuối cùng – tại sao email của bạn lại quan trọng đối với người liên hệ của bạn – đó là điều quan trọng nhất. Với sự lãnh đạo này, bạn tạo ra giá trị và thu hút sự chú ý.

Bạn không cần phải viết một đoạn giới thiệu dài về bạn là ai hoặc tại sao những gì bạn làm lại quan trọng với thế giới. Giới thiệu giá trị cho khán giả của bạn.

Tại sao bạn cần quan tâm?

Bạn có thể trả lời câu hỏi này qua email càng sớm thì càng tốt.

Khi chỉnh sửa một mẫu, bước đầu tiên của tôi luôn là chuyển tuyên bố “tại sao điều này quan trọng đối với bạn” lên (hoặc càng xa càng tốt).

Đây là một email quảng cáo mà tôi nhận được rất nhiều:

Vì vậy, tôi sẽ đặt email này thành giá trị đầu tiên.

Xin chào Cory,

Bạn có đang nỗ lực cải thiện băng thông bán hàng và tiếp thị của mình không?

(dòng tùy chỉnh đề cập trực tiếp đến vị trí của người hoặc công ty).

Tại [redacted] Chúng tôi cung cấp cho bạn danh sách B2B phù hợp cho các tài khoản tiềm năng, dịch vụ tạo khách hàng tiềm năng và quản lý dữ liệu. Vì vậy, bạn sở hữu khách hàng trong khi chúng tôi thực hiện tất cả các nghiên cứu.

Chúng tôi chuyên về:

• Giấy trắng tạo chì.
• Tính chính xác và duy trì dữ liệu CRM.
• Nghiên cứu tình báo thị trường.
• Lập bản đồ thị trường và định giá thị trường.

Hãy thảo luận về cách [redacted] có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Nó có hoàn hảo không Không – đó không phải việc của tôi, vì vậy tôi không thể sửa đổi thông điệp hoặc định vị. Ngoài ra, tôi không muốn mua hoặc thuê ngoài việc tạo danh sách, vì vậy tôi là đối tượng sai lầm.

Tuy nhiên, phiên bản được định dạng lại này thực hiện với giá trị. Nó không lãng phí bất kỳ thời gian. Nếu nó không phù hợp, họ có thể tiếp tục ngay lập tức. Nếu vậy, càng có nhiều khả năng họ sẽ thực sự đọc nó và phản hồi.

Luôn phải có lý do TẠI SAO bạn gửi email.

Đừng chôn chân mày.

4) Rõ ràng và ngắn gọn

Bí quyết của việc viết tốt là chỉnh sửa miễn phí.

Viết email của bạn, sau đó cắt bỏ càng nhiều càng tốt. Sau đó, cắt bỏ một cái gì đó.

Tôi thích cắt:

• Các từ vụn vặt: điều đó, nhiều, điều, như, cảm thấy
• Euphemisms: có được ý thức lắng nghe, giúp đỡ, dành thời gian để cho tôi biết, nhìn về phía trước, v.v., đi đúng hướng, v.v.
• Phó từ: rất, cụ thể, rất, đặc biệt, v.v.
• Đại từ sai: bất kỳ chuyển đổi không cần thiết. Giữ nó ở ngôi thứ nhất càng nhiều càng tốt.
• Mọi điều: nếu tôi có thể cắt nó, tôi sẽ.

Đừng bắt buộc đọc lại một email trước khi gửi nó. Thay vào đó, hãy cắt bỏ mọi thứ cho đến khi bạn BIẾT không còn thùng rác. Mọi người sẽ hạnh phúc hơn về nó.

5) Giọng nói tích cực dành cho mọi người

Active Voice truyền đạt quan điểm và chuỗi sự kiện phù hợp trong email.

Báo cáo qua email chủ yếu dựa vào giọng nói chủ động vì giọng nói thụ động có thể trình bày sai về công việc.

Ngôn ngữ thụ động cướp đi thông tin liên lạc về nguyên nhân và kết quả, che khuất hành động nào dẫn đến kết quả nào và nhấn mạnh giá trị của thông tin liên lạc qua email của bạn.

Nếu bạn gặp khó khăn với giọng nói chủ động hoặc bị động của mình, hãy tìm cách phát âm khó hiểu và nghĩ xem ai đã làm gì. Hãy chắc chắn rằng bạn không che khuất thông tin vì bất kỳ lý do gì.

Một số ví dụ về thụ động so với chủ động:

“Trang web đã được tối ưu hóa bởi SEO.” so với “SEO đã tối ưu hóa trang web.”

“Tám liên kết đã được nhóm xây dựng trong tháng.” so với “Nhóm đã xây dựng tám liên kết trong tháng này.”

“Thứ hạng đã được cải thiện và lưu lượng tìm kiếm đã tăng lên thông qua các nỗ lực SEO chung của chúng tôi.” so với “Những nỗ lực SEO của chúng tôi đã cải thiện thứ hạng và tăng lưu lượng tìm kiếm.”

Giọng thụ động sẽ làm giảm giọng điệu của bạn, nhầm lẫn ý nghĩa của bạn và làm suy yếu vị trí của bạn.

6) Chèn quảng cáo chiêu hàng của bạn

Không đưa ra yêu cầu chào hàng. Đừng làm việc đó.

Nó thường xảy ra:

Kịch bản tốt nhất là “Có, gửi cho tôi một bản chào hàng”. Phản ứng tương tự có thể là mục tiêu THỰC TẾ của bạn – một liên kết, một ấn phẩm, một báo cáo, một cuộc họp, v.v.

Đừng làm cho cuộc sống khó khăn hơn mức cần thiết. Mọi người đều bận rộn và mọi người đều nhận được quá nhiều email. Sự lịch sự giả tạo sẽ không làm tăng khả năng thành công của quảng cáo chiêu hàng, đặc biệt nếu bạn tuân theo quy tắc 2 và chỉ gửi email khi có giá trị đối với chúng.

Các email tốt nhất trả lời mọi câu hỏi trong email đầu tiên. Nhìn vào khán giả của bạn và đảm bảo rằng bạn bao quát mọi thứ có thể.

7) Theo dõi – Thật lịch sự

Nếu bạn tạo liên kết hoặc gửi email quảng cáo, bạn sẽ không thực hiện được công việc của mình nếu bạn không theo dõi.

Không thô lỗ khi gửi các email tiếp theo – đó là lịch sự.

Email tiếp theo là một bài kiểm tra tốt về giá trị của email của bạn.

Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thứ gì đó có giá trị để cung cấp, đừng ngại gửi lời nhắc để đảm bảo người đó có thể kiểm tra email của bạn.

Bạn thực sự đang giúp họ bằng cách đảm bảo rằng họ không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội hợp lý nào. Nếu bạn không cảm thấy như vậy, có nghĩa là bạn chưa đủ tinh chỉnh cách tiếp cận của mình. Bạn cần tin vào giá trị của thông điệp, tính ngắn gọn của liên hệ và mục tiêu của liên hệ.

Giới hạn trên mà tôi gửi là bốn. Bản gốc với ba tin nhắn chủ đề.

Điều này không áp dụng cho những người liên hệ mà tôi có mối quan hệ xác định rõ ràng – chỉ khi tôi tin rằng ai đó thực sự nhớ email của tôi và tôi có lý do quý giá để liên hệ với họ.

Tôi không thể cho bạn biết có bao nhiêu lần email thứ ba (hoặc thậm chí thứ tư) của tôi nhận được phản hồi tích cực. Những người đang bận rộn.

Nếu bạn không theo kịp email ban đầu của mình, bạn đang bỏ lỡ một cơ hội tuyệt vời.